ミーティングは始まる前から成否が決まっている！ミーティングで大事な４つの心構え

こんにちは、毎週恒例のブログ更新です。

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今回は「ミーティング（会議）」に関して私が思っていることを書きます。社会人の方は会社、学生の方はサークルや学生団体など所属している組織で合意形成や意思決定をする際にミーティングは絶対に欠かせないことは十分にお分かりだと思います。しかし、そのミーティングを実際に上手く進めるために何が必要か？（＝心構え）ということまで意識してしている人はかなり少ないのではないでしょうか、この辺りを自分なりに言語化してまとめてみます。

ミーティングは始まる前が一番の勝負だと思っている。予めメンバー間で話し合うべき課題を共有して、各自が提案意見を用意している状態にする必要がある。ミーティングが上手くいかない原因はミーティングそのものではなく明らかな準備不足にある。そこをやらずにやるからミーティングが無駄になる。
— 原田康平 (Kohei Harada)さん (@Kohei_41) 12月 26, 2012

これまで私も学生時代にサークル、ゼミ、インターンなどを中心に数多くミーティングに参加してきましたが、必ずしも毎回上手くいっていたわけではありません。ようやく、ここ最近ミーティングをする上で何に気をつけなくてはいけないかが少しずつわかってきた段階です。もちろんミーティングを円滑に進める上で注意する点は複数ありますが、今回は私が重要視しているポイントを４つ紹介します。


① ミーティングが始まる前の議題設定
② ミーティングの議題をメンバー内で事前に共有
③ メンバーは議題に対する意見を事前に用意
④ その意見を基に時間内に議題に対する意思決定


上記の①〜④をご覧になって皆さんはどのように思われましたでしょうか？私は①〜③が特に大事だと考えています。つまり「ミーティングそのものよりもミーティングが始まる前の準備がミーティングの成否を決める」と思っています。メンバーが何も準備せずに行うミーティングほど時間の無駄で不毛なものは無いとさえ感じます。とにかく大事なことは準備です。準備段階ではメールやSNSなどのオンラインでも構いません。これさえできて司会役のファシリテーターがしっかり“議論の交通整理”ができればミーティングの大半は成功に終わると思います。皆さんも上記の４つのポイントを意識してミーティングに参加してみましょう。



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